CDE KHÁC GÌ GOOGLE DRIVE VÀ SHAREPOINT? SO SÁNH CHI TIẾT CHO DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG

Google Drive và Microsoft SharePoint là hai nền tảng phổ biến giúp doanh nghiệp lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu trực tuyến. Nhờ sự tiện lợi và chi phí hợp lý, nhiều doanh nghiệp xây dựng cũng lựa chọn các công cụ này để quản lý bản vẽ, hồ sơ và dữ liệu dự án.

Tuy nhiên, khi triển khai BIM hoặc quản lý các dự án có nhiều đơn vị tham gia, việc chỉ lưu trữ dữ liệu trên Cloud thường chưa đủ. Những vấn đề như sử dụng sai phiên bản bản vẽ, dữ liệu phân tán ở nhiều nơi hay khó kiểm soát quy trình phê duyệt vẫn xảy ra, làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án.

Đó là lý do Common Data Environment (CDE) ngày càng được xem là nền tảng quan trọng trong quản lý thông tin xây dựng. Không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu, CDE còn giúp doanh nghiệp xây dựng Single Source of Truth (SSOT) – một nguồn dữ liệu duy nhất, đáng tin cậy để tất cả các bên cùng làm việc. Vậy CDE khác gì Google Drive và SharePoint, và khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng CDE? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

CDE khác gì Google Drive và SharePoint?

Google Drive và Microsoft SharePoint đã trở thành những công cụ quen thuộc để lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu. Nhiều doanh nghiệp xây dựng cũng lựa chọn các nền tảng này để quản lý bản vẽ, hồ sơ và tài liệu dự án.

Tuy nhiên, khi quy mô dự án lớn hơn và số lượng bên tham gia ngày càng nhiều, các vấn đề về dữ liệu bắt đầu xuất hiện:

• Không biết bản vẽ nào là mới nhất.
• Mỗi phòng ban lưu một phiên bản khác nhau.
• File được gửi qua email, Zalo hoặc tải xuống chỉnh sửa ngoại tuyến.
• Chủ đầu tư, tư vấn và nhà thầu sử dụng các bộ tài liệu không đồng nhất.

Mặc dù dữ liệu đều được lưu trên Cloud, doanh nghiệp vẫn chưa có Single Source of Truth (SSOT) – một nguồn dữ liệu duy nhất mà tất cả thành viên đều có thể tin cậy. Đây cũng là điểm khác biệt quan trọng nhất giữa Google Drive, SharePoint và Common Data Environment (CDE).

Điểm khác biệt cốt lõi là:

• Google Drive và SharePoint là nền tảng lưu trữ dữ liệu.
• CDE là nền tảng quản lý toàn bộ quy trình dữ liệu dự án theo tiêu chuẩn ISO 19650.

Đọc thêm: CDE LÀ GÌ? KHÁI NIỆM, LỢI ÍCH VÀ VAI TRÒ TRONG BIM THEO ISO 19650

Single Source of Truth là gì?

Single Source of Truth (SSOT) là nguyên tắc quản lý dữ liệu, trong đó toàn bộ thông tin của dự án được quản lý tập trung và chỉ tồn tại một phiên bản chính thức để mọi bên cùng sử dụng.

Trong môi trường BIM, SSOT giúp đảm bảo rằng các quyết định thiết kế, thi công và vận hành đều dựa trên cùng một nguồn dữ liệu đã được kiểm soát, thay vì nhiều bản sao khác nhau.

Theo tiêu chuẩn ISO 19650, việc xây dựng một Single Source of Truth là nền tảng để quản lý thông tin xuyên suốt vòng đời dự án, giảm sai sót và tăng hiệu quả phối hợp giữa các bên.

Đọc thêm: SINGLE SOURCE OF TRUTH LÀ GÌ? VÌ SAO CDE CẦN MỘT NGUỒN DỮ LIỆU DUY NHẤT?

Google Drive và SharePoint có tạo ra Single Source of Truth không?

Câu trả lời là chưa hoàn toàn. Google Drive và SharePoint giúp lưu trữ dữ liệu tập trung trên nền tảng đám mây, nhưng bản thân chúng không được thiết kế để quản lý quy trình thông tin của dự án xây dựng.

Ví dụ, một bản vẽ kết cấu có thể được:

• Tải xuống để chỉnh sửa;
• Gửi qua email cho đối tác;
• Lưu trong thư mục cá nhân;
• Chia sẻ qua nhiều nhóm làm việc.

Sau một thời gian, sẽ xuất hiện nhiều phiên bản của cùng một tài liệu và rất khó xác định đâu mới là bản được phê duyệt chính thức. Nói cách khác, doanh nghiệp đang có nhiều "nguồn dữ liệu" thay vì một Single Source of Truth.

CDE tạo ra Single Source of Truth như thế nào?

Khác với các nền tảng lưu trữ tài liệu, CDE được xây dựng để quản lý toàn bộ vòng đời thông tin của dự án.

1.Quản lý tài liệu theo quy trình chuẩn

Theo ISO 19650, mỗi tài liệu trong CDE đều trải qua các trạng thái:

• Work In Progress (WIP)
• Shared
• Published
• Archived

Chỉ những tài liệu đã hoàn thành quy trình kiểm duyệt mới được chuyển sang trạng thái Published và trở thành nguồn thông tin chính thức cho toàn bộ dự án. Nhờ đó, mọi thành viên đều làm việc trên cùng một phiên bản dữ liệu.

2.Kiểm soát phiên bản thay vì tạo nhiều bản sao

Trên Google Drive, người dùng thường đổi tên file như:

• Final.dwg
• Final_v2.dwg
• Final_v3.dwg
• Final_Last.dwg

Điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn.

Trong CDE, hệ thống quản lý phiên bản tự động. Người dùng luôn truy cập phiên bản hiện hành, trong khi toàn bộ lịch sử chỉnh sửa vẫn được lưu lại để truy xuất khi cần.

3.Dữ liệu BIM và tài liệu được quản lý trên cùng một nền tảng

Một dự án BIM không chỉ có tài liệu PDF hay bản vẽ DWG mà còn bao gồm: mô hình BIM, Issue, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu, biên bản họp, tài liệu vận hành.

CDE liên kết tất cả các nguồn dữ liệu này trong một môi trường thống nhất, giúp giảm tình trạng thông tin phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau.

4.Mọi thay đổi đều có thể truy vết

Một trong những nguyên tắc quan trọng của Single Source of Truth là mọi thay đổi đều phải minh bạch.

CDE lưu lại toàn bộ lịch sử: ai chỉnh sửa, chỉnh sửa khi nào, phiên bản nào được thay thế, ai phê duyệt, tài liệu đang ở trạng thái nào. Nhờ đó doanh nghiệp luôn kiểm soát được nguồn gốc của thông tin trong suốt vòng đời dự án.

So sánh CDE với Google Drive và SharePoint

Có thể thấy, Google Drive và SharePoint đáp ứng tốt nhu cầu lưu trữ và cộng tác tài liệu. Tuy nhiên, để đảm bảo Single Source of Truth trong các dự án BIM, doanh nghiệp cần một nền tảng được thiết kế chuyên biệt như CDE.

Khi nào nên chuyển từ Google Drive hoặc SharePoint sang CDE?

Việc sử dụng Google Drive hoặc SharePoint vẫn phù hợp với các nhóm nhỏ hoặc doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tài liệu đơn giản. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp:

• triển khai BIM theo ISO 19650;
• quản lý nhiều dự án cùng lúc;
• có nhiều nhà thầu và đơn vị tư vấn tham gia;
• cần kiểm soát quy trình phê duyệt tài liệu;
• muốn giảm rủi ro do sử dụng sai phiên bản bản vẽ;

thì CDE sẽ mang lại hiệu quả cao hơn nhờ khả năng quản lý thông tin theo quy trình chuẩn và duy trì một Single Source of Truth cho toàn bộ dự án.

VinaCDE giúp doanh nghiệp xây dựng Single Source of Truth

VinaCDE được phát triển để trở thành nguồn dữ liệu duy nhất cho toàn bộ dự án xây dựng. Thay vì chỉ lưu trữ tài liệu, nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin theo tiêu chuẩn ISO 19650, từ giai đoạn thiết kế đến thi công và vận hành.

Thông qua quy trình WIP – Shared – Published – Archived, quản lý phiên bản tự động, BIM Viewer tích hợp, quản lý Issue và phân quyền theo vai trò, VinaCDE giúp mọi thành viên luôn làm việc trên cùng một bộ dữ liệu đã được kiểm soát.

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể sai sót do sử dụng nhầm phiên bản tài liệu, nâng cao hiệu quả phối hợp và xây dựng một Single Source of Truth bền vững cho toàn bộ vòng đời dự án.

👉Nếu bạn cần tư vấn lộ trình triển khai BIM & CDE phù hợp với quy định tại Việt Nam, đội ngũ VinaCDE sẵn sàng hỗ trợ.

Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!

Facebook:

Email: sales@tgl-sol.com

Hotline: 0377 359 728

📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE