Một dự án thực sự vận hành trên VinaCDE như thế nào? Những luồng công việc, quy trình và tương tác của các bên sẽ diễn ra ra sao?

Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung chi tiết cách một dự án được triển khai trên VinaCDE - nền tảng CDE hàng đầu dành cho ngành xây dựng Việt Nam, với đầy đủ chức năng từ quản lý tài liệu, kiểm soát quy trình, tương tác mô hình 3D đến thống kê qua dashboard.

1. Thiết lập dự án - bước khởi đầu cho một môi trường dữ liệu thống nhất

Khi bắt đầu, Admin sẽ tạo mới dự án và thiết lập các thành phần quan trọng:

• Cấu trúc Phase – Zone – Level
• Các vai trò (Owner, Consultant, Contractor, Subcontractor…)
• Quyền truy cập từng vùng dữ liệu: WIP, Shared, Published, Archived
• Bộ Naming Convention tiêu chuẩn cho Files, Issues, RFIs, Submittals
• Subject, discipline và letter avatar
• Chỉ định Coordinator cho Issues/RFIs/Submittals

Việc thiết lập này giúp toàn bộ dự án làm việc theo một tiêu chuẩn duy nhất, giảm sai lệch thông tin ngay từ đầu.

2. Quản lý đặt tên tài liệu - tuân thủ đúng chuẩn ISO 19650

Trên VinaCDE, mỗi loại tài liệu có thể được áp Naming Convention riêng:

• Mã dự án
• Phase
• Discipline
• Loại tài liệu
• Version
• Ngày phát hành

Nhờ đó, việc tìm, lọc và truy vết tài liệu không còn phụ thuộc vào tên file tự do như trước.

3. Quản lý thư mục Files - trung tâm lưu trữ toàn bộ dữ liệu dự án

Module Files là nơi tất cả các đơn vị:

• Upload mọi định dạng (DWG, IFC, RVT, PDF, XLSX…)
• Tạo folder, tạo Assembly để nhóm mô hình
• Upload phiên bản mới, xem lại hoặc so sánh version
• Tìm kiếm, lọc theo discipline/phase/zone
• Thiết lập quyền Read – Write – Manage theo từng folder
• Tạo Issue trực tiếp trên mô hình

Vùng dữ liệu được tổ chức theo chuẩn WIP – Shared – Published – Archived giúp kiểm soát phiên bản và trách nhiệm của từng bên.

4. View & tương tác mô hình - làm việc trực tiếp trên 2D/3D

Nhờ tích hợp nền tảng ODA, VinaCDE hỗ trợ xem mô hình:

• 2D drawing (DWG/DWF/PDF)
• 3D BIM (IFC, RVT, DGN…)
• Điều hướng, đo đạc, section, isolate
• Tạo Issue trực tiếp tại điểm xung đột
• Gắn comment, ảnh chụp, file đính kèm
• Giao tiếp ngay trong viewer

Mọi bên không cần cài phần mềm nặng → chỉ cần trình duyệt web.

5. RFI - Yêu cầu cung cấp thông tin rõ ràng, minh bạch

Chức năng RFI cho phép:

• Tạo RFI mới → gán người xử lý → gán người review
• Điều phối các trạng thái: Draft → Pending → Open → Answered → Closed
• Thêm comment, file, ghi chú
• Lưu trữ lịch sử đầy đủ, kiểm soát truy vết
• Xuất danh sách thành Excel
• Nhận thông báo qua email & in-app

Việc trao đổi thông tin trở nên rõ ràng, không còn thất lạc qua email.

6. Submittal - quản lý hồ sơ trình duyệt theo quy trình

Submittal trên VinaCDE hỗ trợ:

• Tạo hồ sơ trình duyệt
• Gán người xử lý/review
• Theo dõi Revision
• Trạng thái: Draft → Pending → Open → Reject/Approved
• Áp dụng Naming Convention
• Download PDF trình duyệt tự động
• Lưu toàn bộ lịch sử hồ sơ

Quy trình phê duyệt trở nên minh bạch và đúng trách nhiệm từng đơn vị.

7. Transmittal - phát hành hồ sơ theo đúng chuẩn quốc tế

Tính năng này giúp:

• Chuyển giao hồ sơ từ CDE hoặc từ thiết bị ngoài
• Lưu trữ file độc lập ngay cả khi file trong CDE bị cập nhật/xóa
• Gửi thông báo đến người nhận
• Tạo lịch sử phát hành (record) theo từng lần gửi

VinaCDE đáp ứng đầy đủ yêu cầu Transmittal trong ISO 19650.

8. Issues - xử lý xung đột triệt để trong quá trình thiết kế – thi công

Module Issues cho phép:

• Tạo Issues từ mô hình hoặc từ folder
• Gán người xử lý/review
• Comment + file đính kèm
• Điều phối trạng thái: Draft → Open → Answered → Closed
• Lọc theo Phase/Zone/Level/Discipline
• Xuất PDF/Excel
• Nhận thông báo tự động

Nhờ việc gắn Issue trực tiếp vào mô hình, đội ngũ phối hợp giảm thời gian trao đổi đến 40–60%.

9. Dashboard - trung tâm trực quan hóa toàn bộ dòng công việc

Dashboard trên VinaCDE hiển thị:

• Số liệu Issues/RFIs/Submittals theo trạng thái
• Biểu đồ theo thời gian, theo đơn vị, theo priority
• Thống kê theo Phase/Zone/Level
• Trạng thái lưu trữ của Files
• Top đơn vị xử lý nhanh – chậm
• Tỷ lệ quá hạn – đúng hạn
• Đây là công cụ đặc biệt hữu ích cho Chủ đầu tư và Ban điều hành dự án.

🎥 Playlist Hướng Dẫn Chi Tiết: Xem Tất Cả Quy Trình Trực Quan Qua Video

Để giúp người dùng dễ hình dung, VinaCDE có playlist video hướng dẫn đầy đủ từng chức năng, bao gồm:

Bạn có thể tìm playlist tại kênh video hướng dẫn của VinaCDE tại đây!

Bạn còn thắc mắc về VinaCDE và hệ sinh thái VinaCAD, liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!

Facebook:

Email: sales@tgl-sol.com

Hotline: 0377 359 728

📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE