“Ngại thay đổi” - rào cản lớn nhất khi triển khai CDE

Hầu hết các dự án xây dựng đều đang gặp cùng một vấn đề: dữ liệu rời rạc, phối hợp chậm, khó kiểm soát. Ai cũng nhìn ra điều đó. Và gần như ai cũng đồng ý rằng cần một hệ thống tốt hơn, bài bản hơn.

Nhưng khi bắt đầu triển khai CDE, mọi thứ lại không diễn ra như kỳ vọng. Hệ thống có, training có, tài khoản đã tạo… nhưng sau một thời gian, đội dự án vẫn quay về cách làm cũ.

Không phải vì CDE không tốt. Mà vì con người chưa sẵn sàng thay đổi.

Khi biết là nên nhưng vẫn không muốn làm

Điều thú vị là phần lớn đội dự án không hề thiếu nhận thức. Họ hiểu rõ những bất cập trong công việc hàng ngày: tìm file mất thời gian, dùng nhầm bản vẽ, thông tin bị trôi trong các cuộc chat.

Nhưng hiểu là một chuyện, thay đổi lại là chuyện khác.

Trong môi trường công trường, nơi tiến độ luôn bị ép sát, mọi người có xu hướng chọn cách làm quen thuộc. Dù không tối ưu, nhưng nó nhanh, và quan trọng nhất là không phải suy nghĩ lại từ đầu.

Một hệ thống mới, dù tốt đến đâu, vẫn bị nhìn như một thứ “làm chậm lại công việc” ở giai đoạn đầu. Và chỉ cần cảm giác đó xuất hiện, sự kháng cự sẽ bắt đầu.

Cách ngại thay đổi xuất hiện trong thực tế

Rất hiếm khi bạn thấy ai đó nói thẳng là họ không muốn dùng hệ thống. Thay vào đó, nó thể hiện theo những cách rất nhẹ, nhưng đủ để làm hỏng toàn bộ effort triển khai.

Ví dụ dễ gặp nhất là việc dùng song song hai hệ thống. File vẫn được upload lên CDE, nhưng đồng thời vẫn gửi qua Zalo cho chắc ăn. Workflow vẫn có, nhưng khi cần nhanh thì lại gọi điện xử lý trước.

Ban đầu nhìn có vẻ không vấn đề gì. Nhưng sau một thời gian, hệ thống không còn là nơi chứa thông tin chính nữa. Nó chỉ là một lớp “trang trí” bên ngoài.

Một số dấu hiệu khá rõ:

• Dữ liệu có trên hệ thống nhưng không phải là bản được dùng để làm việc
• Người dùng đăng nhập nhưng không thực sự thao tác
• Quy trình tồn tại trên giấy, nhưng thực tế chạy bằng trao đổi cá nhân

Khi điều này xảy ra, dự án gần như quay lại vạch xuất phát.

Vì sao ngành xây dựng dễ ngại thay đổi hơn?

Nếu nhìn kỹ, đây không phải là vấn đề riêng của một đội dự án, mà là đặc thù của cả ngành.

• Thứ nhất là áp lực tiến độ. Khi mọi thứ đều gấp, không ai muốn thử một cách làm mới nếu chưa chắc nó giúp nhanh hơn ngay lập tức.
• Thứ hai là thói quen làm việc cá nhân rất mạnh. Mỗi người đã có cách riêng để quản lý công việc của mình, từ lưu file đến theo dõi tiến độ. Khi đưa vào một hệ thống chung, họ phải bỏ đi những thói quen đó.
• Thứ ba là niềm tin vào hệ thống chưa đủ lớn. Nếu người dùng không tin rằng dữ liệu trên hệ thống là chính xác và đầy đủ, họ sẽ luôn giữ một “phương án dự phòng” bên ngoài. Và khi đã có dự phòng, hệ thống sẽ không bao giờ là trung tâm.

Vấn đề không nằm ở phần mềm

Nhiều dự án nghĩ rằng chỉ cần chọn một công cụ dễ dùng hơn là sẽ giải quyết được vấn đề. Nhưng thực tế cho thấy, dù đổi tool bao nhiêu lần, kết quả vẫn giống nhau nếu cách triển khai không thay đổi.

CDE không thất bại vì thiếu tính năng. Nó thất bại vì không được sử dụng đúng cách. Và việc đó liên quan trực tiếp đến cách con người tiếp nhận sự thay đổi.

Làm sao để giảm “sức ì” khi triển khai?

Không có cách nào để khiến mọi người thay đổi ngay lập tức. Nhưng có thể làm cho việc thay đổi trở nên nhẹ hơn.

Thay vì triển khai toàn bộ hệ thống, nên bắt đầu từ những thứ nhỏ nhưng có tác động rõ.

• Ví dụ như cấu trúc 4 vùng dữ liệu hoặc một workflow quen thuộc như RFI. Khi người dùng thấy rõ lợi ích trong công việc hàng ngày, họ sẽ tự động mở lòng hơn.

Cách training cũng cần thay đổi. Người dùng không cần biết hệ thống có bao nhiêu tính năng. Họ chỉ cần biết nó giúp họ làm việc nhanh hơn ở chỗ nào.

Một điểm quan trọng khác là phải dứt khoát trong việc sử dụng. Nếu vẫn cho phép các kênh ngoài tồn tại song song, hệ thống sẽ không bao giờ trở thành nguồn dữ liệu chính.

Và cuối cùng, hỗ trợ phải đủ nhanh. Khi người dùng gặp vướng mà không được giải quyết ngay, họ sẽ quay lại cách cũ gần như lập tức.

VinaCDE và cách tiếp cận thực tế

Trong bối cảnh đó, cách tiếp cận của VinaCDE không nằm ở việc làm hệ thống “hoành tráng” hơn, mà là làm cho việc triển khai trở nên thực tế hơn.

Hệ thống được thiết kế để bắt đầu từ những phần cốt lõi, không tạo áp lực phải dùng toàn bộ ngay từ đầu. Việc onboarding cũng đi theo từng vai trò cụ thể, gắn trực tiếp với công việc hàng ngày.

Quan trọng hơn, đội hỗ trợ có thể đồng hành sát với dự án, xử lý nhanh các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Điều này giúp giảm đáng kể cảm giác “bị bỏ rơi” khi chuyển sang cách làm mới.

Kết luận

Ngại thay đổi không phải là vấn đề riêng của cá nhân nào, mà là phản ứng rất bình thường trong môi trường áp lực cao như xây dựng. Tuy nhiên, nếu không xử lý được rào cản này, mọi nỗ lực chuyển đổi đều sẽ dừng lại ở mức hình thức.

Một hệ thống chỉ thực sự có giá trị khi nó trở thành cách làm việc hàng ngày. Và để đạt được điều đó, điều cần thay đổi trước tiên không phải là công cụ, mà là cách tiếp cận với con người.

Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về việc triển khai phần mềm CDE áp dụng BIM hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi.

Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!

Facebook:

Email: sales@tgl-sol.com

Hotline: 0377 359 728

📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE