Quy trình Submittal trong xây dựng: Cách chuẩn hóa để không chậm tiến độ

Trong các dự án xây dựng, Submittal (trình duyệt hồ sơ) là một trong những quy trình quan trọng nhưng cũng dễ gây chậm tiến độ nhất. Từ bản vẽ shopdrawing, vật liệu đến hồ sơ kỹ thuật, tất cả đều cần được trình duyệt và phê duyệt trước khi triển khai thi công.

Tuy nhiên, thực tế tại nhiều dự án ở Việt Nam cho thấy quy trình Submittal thường thiếu chuẩn hóa, dẫn đến việc hồ sơ bị trả đi trả lại nhiều lần, chậm phê duyệt và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công.

Vậy Submittal là gì, và làm thế nào để chuẩn hóa quy trình này một cách hiệu quả?

Submittal là gì?

Submittal là quá trình nhà thầu gửi hồ sơ (bản vẽ, tài liệu kỹ thuật, mẫu vật liệu…) đến tư vấn hoặc chủ đầu tư để xem xét và phê duyệt trước khi triển khai thi công.

Mục tiêu của Submittal là đảm bảo rằng:

• Hồ sơ phù hợp với thiết kế và yêu cầu kỹ thuật
• Vật liệu và phương án thi công đáp ứng tiêu chuẩn
• Các bên liên quan đã thống nhất trước khi thực hiện

Tùy theo loại dự án, Submittal có thể bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau, nhưng điểm chung là đều cần được kiểm soát chặt chẽ về quy trình.

Vì sao quy trình Submittal thường gây chậm tiến độ?

Mặc dù là một bước bắt buộc, Submittal lại thường trở thành “nút thắt cổ chai” trong nhiều dự án. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc thiếu một quy trình rõ ràng và công cụ hỗ trợ phù hợp.

Một số vấn đề phổ biến bao gồm:

• Hồ sơ gửi thiếu thông tin, phải bổ sung nhiều lần
• Không rõ ai đang xử lý hoặc chịu trách nhiệm
• Không có deadline cụ thể cho từng bước
• Trao đổi qua email hoặc Zalo nên khó theo dõi trạng thái
• Không kiểm soát được phiên bản hồ sơ

Khi các vấn đề này xảy ra liên tục, thời gian phê duyệt kéo dài và ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch thi công.

Quy trình Submittal chuẩn trong dự án xây dựng

Để tránh tình trạng chậm trễ, quy trình Submittal cần được chuẩn hóa ngay từ đầu. Một quy trình hiệu quả thường bao gồm các bước sau:

• Chuẩn bị hồ sơ: nhà thầu tập hợp đầy đủ tài liệu cần trình duyệt
• Nộp hồ sơ (Submit): gửi hồ sơ lên hệ thống hoặc cho bên có thẩm quyền
• Kiểm tra (Review): tư vấn/chủ đầu tư xem xét nội dung
• Phản hồi (Comment/Revise): yêu cầu chỉnh sửa nếu cần
• Phê duyệt (Approve): chấp thuận để triển khai thi công

Mỗi bước trong quy trình cần có trạng thái rõ ràng, người chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý cụ thể. Điều này giúp các bên dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ.

Cách chuẩn hóa Submittal để không chậm tiến độ

Việc chuẩn hóa không chỉ nằm ở việc vẽ ra quy trình, mà cần đảm bảo quy trình đó được áp dụng nhất quán trong thực tế.

Một số nguyên tắc quan trọng gồm:

• Chuẩn hóa nội dung hồ sơ ngay từ đầu để hạn chế việc bổ sung nhiều lần
• Xác định rõ trách nhiệm của từng bên trong từng bước
• Thiết lập deadline cho mỗi giai đoạn xử lý
• Kiểm soát phiên bản hồ sơ để tránh nhầm lẫn
• Lưu trữ và theo dõi toàn bộ lịch sử xử lý

Khi các yếu tố này được thiết lập đầy đủ, quy trình Submittal sẽ trở nên minh bạch và dễ kiểm soát hơn.

Hạn chế của việc quản lý Submittal thủ công

Tại nhiều dự án, Submittal vẫn được quản lý thông qua Excel, email hoặc các công cụ rời rạc. Điều này dẫn đến nhiều hạn chế:

• Khó theo dõi trạng thái tổng thể của các hồ sơ
• Dễ thất lạc thông tin hoặc file đính kèm
• Không có hệ thống nhắc việc hoặc cảnh báo quá hạn
• Tốn thời gian tổng hợp báo cáo

Khi số lượng Submittal tăng lên, những hạn chế này trở thành nguyên nhân trực tiếp gây chậm tiến độ.

Chuẩn hóa Submittal với CDE

Để giải quyết các vấn đề trên, nhiều dự án đã chuyển sang sử dụng CDE (Common Data Environment) để quản lý Submittal. Khi đó, toàn bộ quy trình được đưa vào một hệ thống duy nhất.

Việc này giúp:

• Theo dõi trạng thái Submittal theo thời gian thực
• Tự động ghi nhận lịch sử xử lý
• Kiểm soát phiên bản hồ sơ
• Kết nối Submittal với các workflow khác như RFI hoặc Transmittal

Quan trọng hơn, CDE giúp giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công và tăng tính minh bạch trong toàn bộ quá trình.

VinaCDE và giải pháp quản lý Submittal hiệu quả

Trong bối cảnh đó, VinaCDE cung cấp một giải pháp phù hợp với thực tế triển khai tại Việt Nam. Hệ thống cho phép doanh nghiệp thiết lập và quản lý quy trình Submittal một cách rõ ràng, dễ sử dụng.

Một số điểm nổi bật có thể kể đến:

• Thiết lập workflow Submittal với trạng thái và trách nhiệm rõ ràng
• Quản lý tài liệu theo các vùng dữ liệu chuẩn (WIP, Shared, Published)
• Kiểm soát phiên bản hồ sơ và lịch sử xử lý
• Theo dõi tiến độ và cảnh báo các hồ sơ quá hạn

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian phê duyệt và hạn chế các rủi ro trong quá trình triển khai dự án.

Kết luận

Submittal là một quy trình quan trọng nhưng dễ gây chậm tiến độ nếu không được quản lý đúng cách. Việc chuẩn hóa quy trình, kết hợp với công cụ phù hợp, sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn và đảm bảo tiến độ dự án.

Trong xu hướng chuyển đổi số của ngành xây dựng, việc đưa Submittal vào hệ thống CDE không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn tạo nền tảng cho quản lý dự án hiệu quả và minh bạch hơn.

👉Nếu bạn cần tư vấn lộ trình triển khai BIM & CDE phù hợp với quy định tại Việt Nam, đội ngũ VinaCDE sẵn sàng hỗ trợ.

Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!

Facebook:

Email: sales@tgl-sol.com

Hotline: 0377 359 728

📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE