LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRIỂN KHAI CDE CHO DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG?
Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp xây dựng đã bắt đầu áp dụng BIM, phần mềm quản lý dự án và các nền tảng lưu trữ dữ liệu trên đám mây. Tuy nhiên, dữ liệu vẫn thường bị phân tán giữa email, Google Drive, SharePoint hoặc máy tính cá nhân, khiến việc phối hợp giữa chủ đầu tư, tư vấn, tổng thầu và nhà thầu phụ gặp nhiều khó khăn.
Đó là lý do Common Data Environment (CDE) ngày càng trở thành nền tảng quan trọng trong quản lý thông tin dự án. Tuy nhiên, để triển khai CDE thành công, doanh nghiệp không chỉ cần lựa chọn phần mềm phù hợp mà còn phải xây dựng quy trình quản lý thông tin thống nhất theo tiêu chuẩn như ISO 19650.
Vậy doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?
Vì sao Chủ đầu tư và Tổng thầu cần triển khai CDE?
Chủ đầu tư và tổng thầu là hai đơn vị chịu trách nhiệm điều phối thông tin trong suốt vòng đời dự án. Khi dữ liệu được quản lý rời rạc, các vấn đề thường gặp bao gồm:
- Không xác định được phiên bản tài liệu mới nhất.
- Bản vẽ và mô hình BIM lưu trữ trên nhiều hệ thống khác nhau.
- Quá trình phê duyệt hồ sơ kéo dài do trao đổi qua email.
- Khó truy vết lịch sử chỉnh sửa hoặc xác định trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
- Dữ liệu bị thất lạc sau khi dự án kết thúc hoặc khi nhân sự thay đổi.
Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ mà còn làm tăng chi phí, phát sinh tranh chấp và giảm hiệu quả phối hợp giữa các bên.
CDE giúp giải quyết những hạn chế này bằng cách tạo ra một môi trường dữ liệu chung, nơi tất cả tài liệu, mô hình BIM và thông tin dự án được quản lý tập trung theo một quy trình thống nhất.
Chủ đầu tư cần chuẩn bị gì trước khi triển khai CDE?
Để triển khai CDE thành công, chủ đầu tư cần đóng vai trò định hướng ngay từ đầu.
Xác định mục tiêu triển khai
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu:
- Chuẩn hóa quản lý tài liệu.
- Tăng cường phối hợp giữa các bên.
- Kiểm soát tiến độ phê duyệt.
- Hỗ trợ quản lý dự án theo BIM và ISO 19650.
Việc xác định mục tiêu sẽ giúp lựa chọn nền tảng và quy trình phù hợp.
Xây dựng yêu cầu quản lý thông tin (EIR)
Trong các dự án BIM, Employer's Information Requirements (EIR) là tài liệu xác định những thông tin mà chủ đầu tư yêu cầu các bên cung cấp trong từng giai đoạn của dự án. EIR là cơ sở để thống nhất cách tạo lập, chia sẻ và bàn giao dữ liệu trong môi trường CDE.
Chuẩn hóa quy trình
Trước khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần thống nhất:
- Quy tắc đặt tên tài liệu.
- Cấu trúc thư mục.
- Quy trình xem xét và phê duyệt.
- Trạng thái tài liệu.
- Quyền truy cập theo vai trò.
Quy trình càng rõ ràng thì việc triển khai CDE càng thuận lợi.
Đọc thêm: CDE DÀNH CHO CHỦ ĐẦU TƯ: QUẢN LÝ DỮ LIỆU DỰ ÁN MINH BẠCH VÀ HIỆU QUẢ
Tổng thầu cần chuẩn bị gì?
Đối với tổng thầu, CDE là công cụ giúp điều phối thông tin giữa nhiều nhà thầu phụ và đơn vị tư vấn. Một số nội dung cần chuẩn bị bao gồm:
Chuẩn hóa quy trình phối hợp
Tất cả các bên cần sử dụng chung một quy trình trao đổi và cập nhật thông tin.
Quản lý Shop Drawing
Kiểm soát quá trình phát hành, xem xét và phê duyệt bản vẽ Shop Drawing, đảm bảo đội thi công luôn sử dụng phiên bản mới nhất.
Quản lý RFI và Issue
Toàn bộ yêu cầu làm rõ (RFI), vấn đề phát sinh (Issue) và phản hồi cần được quản lý tập trung thay vì trao đổi qua email.
Quản lý hồ sơ hoàn công (As-built)
Sau khi hoàn thành dự án, toàn bộ tài liệu hoàn công cần được lưu trữ đầy đủ trên CDE để phục vụ công tác vận hành và bảo trì.
Đọc thêm: CDE DÀNH CHO TỔNG THẦU: QUẢN LÝ HỒ SƠ, PHỐI HỢP VÀ KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ
Quy trình triển khai CDE cho doanh nghiệp xây dựng
Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện theo sáu bước sau:
Bước 1: Đánh giá hiện trạng
Đánh giá cách doanh nghiệp đang quản lý tài liệu, quy trình phê duyệt và công cụ sử dụng để xác định những điểm cần cải thiện.
Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu
Thống nhất quy tắc đặt tên, cấu trúc thư mục, phân loại tài liệu và quy trình cập nhật nhằm đảm bảo dữ liệu nhất quán trên toàn dự án.
Bước 3: Thiết lập Workflow
Xây dựng quy trình xem xét, phê duyệt và phát hành tài liệu phù hợp với từng vai trò như chủ đầu tư, tư vấn, tổng thầu và nhà thầu phụ.
Bước 4: Triển khai thử nghiệm (Pilot)
Bắt đầu với một dự án hoặc một bộ phận để kiểm tra quy trình, thu thập phản hồi và điều chỉnh trước khi triển khai rộng rãi.
Bước 5: Đào tạo người dùng
Đào tạo theo từng nhóm người dùng, hướng dẫn quy trình làm việc và xây dựng tài liệu sử dụng để đảm bảo mọi thành viên đều áp dụng thống nhất.
Bước 6: Mở rộng toàn doanh nghiệp
Sau khi quy trình đã ổn định, doanh nghiệp có thể áp dụng CDE cho nhiều dự án và từng bước chuẩn hóa hoạt động quản lý thông tin trên toàn tổ chức.
Những sai lầm cần tránh khi triển khai CDE
Nhiều doanh nghiệp đầu tư vào nền tảng CDE nhưng chưa đạt được hiệu quả như mong muốn do mắc phải các sai lầm phổ biến:
- Chỉ tập trung vào phần mềm mà bỏ qua quy trình quản lý thông tin.
- Thiếu quy định về đặt tên và quản lý phiên bản tài liệu.
- Không phân quyền rõ ràng cho từng vai trò.
- Không đào tạo người dùng trước khi triển khai.
- Không có người chịu trách nhiệm quản trị hệ thống CDE.
- Không áp dụng các nguyên tắc quản lý thông tin theo ISO 19650.
Để CDE phát huy hiệu quả, công nghệ cần đi cùng với quy trình và sự thay đổi trong cách làm việc của tổ chức.
VinaCDE hỗ trợ Chủ đầu tư và Tổng thầu triển khai CDE như thế nào?
VinaCDE được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng triển khai Common Data Environment (CDE) theo định hướng của ISO 19650.
Nền tảng cung cấp các tính năng hỗ trợ quản lý thông tin xuyên suốt vòng đời dự án:
- Quản lý tài liệu tập trung.
- Kiểm soát phiên bản và lịch sử thay đổi (Audit Trail).
- Workflow xem xét và phê duyệt hồ sơ.
- Phân quyền truy cập theo vai trò.
- Viewer BIM trực tuyến để xem mô hình và tài liệu ngay trên trình duyệt.
- Quản lý Issue và phối hợp giữa các bên.
- Dashboard theo dõi tiến độ xử lý tài liệu.
- Khả năng tích hợp với SharePoint và các hệ thống hiện có.
Nhờ đó, chủ đầu tư và tổng thầu có thể kiểm soát tốt hơn quá trình trao đổi thông tin, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bên tham gia dự án.
👉Nếu bạn cần tư vấn lộ trình triển khai BIM & CDE phù hợp với quy định tại Việt Nam, đội ngũ VinaCDE sẵn sàng hỗ trợ.
Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!
Facebook:
Email: sales@tgl-sol.com
Hotline: 0377 359 728
📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE
