INFORMATION MANAGEMENT THEO ISO 19650: BIM KHÔNG CHỈ LÀ MÔ HÌNH 3D
Trong nhiều dự án, BIM thường được nhắc đến cùng mô hình 3D, clash detection, bản vẽ và dữ liệu mô hình. Tuy nhiên, khi dự án ngày càng có nhiều bên tham gia và lượng thông tin tăng lên, việc tạo ra một mô hình tốt mới chỉ là một phần của bài toán.
Câu hỏi quan trọng hơn là: Thông tin nào cần được tạo? Ai tạo? Ai kiểm tra? Khi nào được chia sẻ? Khi nào được phê duyệt? Bản nào được phép sử dụng và thông tin sẽ được bàn giao như thế nào? Đây chính là phạm vi của Information Management – quản lý thông tin.
Trong Guideline phiên bản 3 về Standard Workflow và BIM trong lĩnh vực kiến trúc được công bố tại Nhật Bản năm 2026, tư duy BIM tiếp tục được mở rộng từ việc tạo và sử dụng BIM model sang việc xác định yêu cầu thông tin, tạo lập, kiểm tra, chia sẻ và bàn giao thông tin. Tài liệu cũng đưa các khái niệm liên quan đến ISO 19650, EIR/BEP và CDE vào trong cách tổ chức workflow. (Nguồn: BIM Innovation HUB).
Vì vậy, triển khai Information Management không đơn giản là “dùng BIM nhiều hơn”. Dự án cần thiết lập một hệ thống quản lý thông tin có quy tắc ngay từ đầu.
BIM ĐANG CHUYỂN TỪ “MODEL” SANG “INFORMATION MANAGEMENT”
Mô hình 3D chỉ là một phần của thông tin dự án
Một BIM model có thể chứa rất nhiều dữ liệu về hình học, vật liệu, thiết bị, thông số kỹ thuật và các thành phần công trình. Nhưng nếu chỉ tập trung vào việc tạo model mà không kiểm soát cách thông tin được tạo lập và sử dụng, dự án vẫn có thể gặp vấn đề.
Một mô hình được cập nhật nhưng chưa kiểm tra không nên được sử dụng giống một mô hình đã được phê duyệt. Một bản vẽ mới hơn về mặt thời gian cũng chưa chắc là bản được phép sử dụng ngoài công trường.
Vì vậy, giá trị của BIM không chỉ nằm ở việc có một model 3D, mà còn nằm ở khả năng kiểm soát thông tin gắn với model đó trong suốt quá trình dự án.
Information Management đặt câu hỏi “thông tin được quản lý như thế nào?”
Information Management tập trung vào toàn bộ vòng đời của thông tin: từ lúc xác định yêu cầu, tạo lập, kiểm tra, chia sẻ, phê duyệt cho đến phát hành và bàn giao.
Theo cách tiếp cận này, BIM không còn chỉ là công việc của BIM Modeler. Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu, BIM Manager, BIM Coordinator và các nhóm chuyên môn đều tham gia vào quá trình tạo và quản lý thông tin.
Đây cũng là lý do ISO 19650 tập trung vào quá trình information management, thay vì chỉ quy định cách tạo BIM model. ISO hiện cũng đang phát triển bản sửa đổi của ISO/DIS 19650-2, trong đó phạm vi được mô tả là quản lý thông tin trong giai đoạn delivery của tài sản và các hoạt động trao đổi thông tin.
MUỐN TRIỂN KHAI INFORMATION MANAGEMENT, DỰ ÁN BẮT BUỘC PHẢI CHUẨN HÓA NHỮNG GÌ?
Information Management không thể triển khai hiệu quả nếu dự án chỉ yêu cầu các bên “dùng BIM” hoặc “upload hồ sơ lên hệ thống”. Muốn biến BIM thành một quy trình quản lý thông tin thực tế, dự án cần chuẩn hóa ít nhất yêu cầu thông tin, trách nhiệm, môi trường dữ liệu, trạng thái thông tin và quy trình kiểm soát.
PHẢI XÁC ĐỊNH RÕ YÊU CẦU THÔNG TIN
Không thể bắt đầu bằng việc “cứ dựng Model trước”
Trước khi yêu cầu một bên tạo BIM Model, dự án cần xác định thông tin nào thực sự cần thiết. Thông tin đó được sử dụng cho thiết kế, phối hợp, thi công, nghiệm thu hay vận hành? Mức độ thông tin cần đến đâu? Thời điểm nào cần có? Ai sẽ sử dụng thông tin đó?
Nếu không xác định từ đầu, mỗi bên có thể tạo thông tin theo cách riêng. Kết quả là dự án có rất nhiều dữ liệu nhưng vẫn thiếu những thông tin cần thiết để ra quyết định hoặc bàn giao.
EIR và BEP phải trở thành cơ sở để tổ chức thông tin
Để yêu cầu thông tin không chỉ nằm ở mức trao đổi miệng, dự án cần cụ thể hóa chúng thành các yêu cầu và kế hoạch thực hiện. EIR giúp xác định thông tin cần trao đổi, trong khi BEP giúp cụ thể hóa cách đội ngũ thực hiện và phối hợp để đáp ứng những yêu cầu đó.
PHẢI PHÂN ĐỊNH RÕ AI TẠO, AI KIỂM TRA VÀ AI PHÊ DUYỆT
Một thông tin không thể “vô chủ”
Trong dự án có nhiều bên cùng tạo và sử dụng thông tin, việc xác định trách nhiệm là điều bắt buộc. Nếu một bản vẽ có vấn đề, dự án phải xác định được ai chịu trách nhiệm tạo, ai kiểm tra và ai có quyền phê duyệt hoặc phát hành. Ngược lại, nếu mọi người đều có thể chỉnh sửa nhưng không có phân định trách nhiệm, việc truy xuất nguyên nhân khi xảy ra sai lệch sẽ trở nên rất khó khăn.
Quyền truy cập phải gắn với vai trò
Không phải tất cả người tham gia dự án đều cần có cùng quyền đối với mọi thông tin. Người tạo thông tin cần quyền làm việc trong phạm vi của mình. Người kiểm tra cần quyền review. Người có trách nhiệm phê duyệt cần quyền xử lý approval. Người sử dụng hồ sơ phát hành cần truy cập được đúng thông tin đã được phép sử dụng.
Vì vậy, Permission và Responsibility phải được thiết kế cùng nhau, thay vì chỉ cấp quyền truy cập theo kiểu “ai cũng vào được”.
PHẢI CÓ CDE ĐỂ KIỂM SOÁT TRẠNG THÁI THÔNG TIN
CDE không chỉ là nơi upload file
Khi thông tin được gửi qua email, lưu trên máy cá nhân, chia sẻ bằng link hoặc trao đổi qua nhiều kênh khác nhau, rất khó xác định đâu là nguồn thông tin chính thức. Vì vậy, một hệ thống Information Management cần có Common Data Environment – CDE để tập trung và kiểm soát thông tin.
Nhưng CDE không nên được hiểu đơn giản là một cloud storage. Điều quan trọng là CDE phải giúp dự án kiểm soát ai được truy cập, thông tin đang ở trạng thái nào, đã được kiểm tra chưa, có được phép sử dụng hay chưa và lịch sử xử lý ra sao.
Phải phân biệt thông tin đang làm việc và thông tin đã phát hành
Một file vừa được upload không đồng nghĩa với việc file đó có thể được sử dụng chính thức. Thông tin đang được nhóm thiết kế chỉnh sửa phải được phân biệt với thông tin đã chia sẻ để phối hợp hoặc đã được phê duyệt để phát hành.
PHẢI KIỂM SOÁT VERSION, REVISION VÀ LỊCH SỬ THAY ĐỔI
“Bản mới nhất” không đồng nghĩa với “bản được phép sử dụng”
Giả sử một bản vẽ có Rev.A, Rev.B và Rev.C. Rev.C có thể là revision mới nhất nhưng vẫn đang chờ kiểm tra. Trong khi đó, Rev.B đã được phê duyệt và đang là bản được sử dụng chính thức.
Nếu dự án chỉ nhìn vào tên file hoặc ngày upload, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng nhầm thông tin. Vì vậy, Version/Revision phải đi cùng Status và Workflow. Dự án không chỉ cần biết “bản nào mới?”, mà phải biết “bản nào hiện được phép sử dụng?”
Phải truy xuất được lịch sử
Khi một thông tin thay đổi, hệ thống cần cho phép truy lại quá trình thay đổi.
Người dùng cần xác định được version trước đó, version hiện tại và lịch sử xử lý liên quan. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần kiểm tra lại một quyết định thiết kế hoặc xác định thông tin nào đã được sử dụng tại một thời điểm cụ thể.
Nói cách khác, quản lý thông tin không chỉ là lưu bản hiện tại mà phải kiểm soát được lịch sử của thông tin.
PHẢI THIẾT LẬP WORKFLOW TỪ TẠO LẬP ĐẾN PHÊ DUYỆT VÀ BÀN GIAO
Upload file không phải là Information Management
Nếu quy trình thực tế chỉ là: Tạo file → Upload → gửi link → tải xuống → sửa → gửi lại thì dự án vẫn chưa thực sự kiểm soát được Information Management.
Một workflow cần xác định rõ thông tin được tạo lập ở đâu, kiểm tra như thế nào, khi nào được chia sẻ, ai phê duyệt và khi nào trở thành thông tin chính thức.
Workflow phải phản ánh trạng thái thực tế của thông tin
Có thể hình dung quy trình theo logic: WIP → Review → Shared → Approval → Published → Archived
Mỗi bước phải có điều kiện và trách nhiệm rõ ràng. Thông tin chưa được kiểm tra không nên được xem như thông tin đã phát hành. Thông tin đã phát hành cũng cần được lưu lại để truy xuất lịch sử khi có revision mới.
Đây chính là điểm biến Information Management từ một nguyên tắc trên tài liệu thành một quy trình có thể vận hành hàng ngày.
PHẢI ĐẢM BẢO THÔNG TIN ĐƯỢC BÀN GIAO ĐÚNG CÁCH
Deliverable không chỉ là “file cuối cùng”
Ở cuối một giai đoạn, dự án không chỉ cần một thư mục chứa các file được gọi là “final”. Cần xác định rõ thông tin nào là deliverable, trạng thái nào được chấp nhận, version nào là chính thức và thông tin đó sẽ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo như thế nào.
Thông tin phải tiếp tục có giá trị sau khi bàn giao
Một hệ thống Information Management tốt không chỉ giúp dự án hoàn thành hồ sơ ở cuối giai đoạn.
Thông tin cần tiếp tục được sử dụng và cập nhật trong các giai đoạn tiếp theo. Đây là lý do quản lý thông tin cần được nhìn xuyên suốt vòng đời dự án thay vì chỉ tập trung vào giai đoạn dựng Model.
VINACDE – TRIỂN KHAI CDE WORKFLOW THEO TƯ DUY ISO 19650
Nếu ISO 19650 đặt ra nguyên tắc quản lý thông tin, thì CDE là môi trường giúp các nguyên tắc đó được thực hiện trong quy trình dự án.
VinaCDE xây dựng workflow quản lý thông tin theo hướng WIP → Shared → Published → Archived, kết hợp với Permission, Version Control, Review và Approval để kiểm soát thông tin từ lúc tạo lập đến khi phát hành.
Files + Permission: Kiểm soát ai được sử dụng thông tin
VinaCDE tập trung dữ liệu dự án và cho phép tổ chức quyền theo user, role, company, folder và trạng thái. Thay vì chia sẻ toàn bộ dữ liệu cho tất cả thành viên, quyền truy cập có thể được thiết lập theo trách nhiệm và phạm vi công việc. Điều này giúp nguyên tắc “đúng người – đúng thông tin – đúng quyền” được đưa vào workflow thực tế.
Version + History: Kiểm soát thay đổi
Thông tin dự án không chỉ cần được lưu trữ mà còn phải truy xuất được quá trình thay đổi. VinaCDE hỗ trợ Version Control, Compare Version và Version History, giúp người dùng theo dõi các phiên bản và kiểm tra lịch sử của tài liệu.
Nhờ đó, việc quản lý Revision không còn phụ thuộc vào cách đặt tên file hoặc việc ghi nhớ của từng thành viên.
Workflow: Từ quy định thành quy trình thực tế
Information Management chỉ thực sự có giá trị khi các bước Review – Approval – Publish – Archive được thực hiện trực tiếp trong hệ thống.
VinaCDE kết hợp quản lý tài liệu với các workflow như Issues, RFI, Submittals và Transmittals, giúp thông tin không chỉ được lưu trữ mà còn được xử lý, kiểm tra và theo dõi trong suốt quá trình dự án.
KẾT LUẬN
BIM không chỉ là tạo ra một mô hình 3D. Muốn triển khai Information Management theo tư duy ISO 19650, dự án phải chuẩn hóa yêu cầu thông tin, phân định trách nhiệm, thiết lập CDE, kiểm soát trạng thái, quản lý Version/Revision, xây dựng workflow và xác định rõ thông tin bàn giao.
Điểm quan trọng là những yêu cầu này không nên chỉ nằm trong BEP, quy trình nội bộ hoặc tài liệu hướng dẫn. Chúng cần được chuyển thành workflow có thể thực hiện, kiểm tra và truy xuất trong công việc hàng ngày. Đó cũng là hướng mà Guideline BIM phiên bản 3 của Nhật Bản đang thúc đẩy: từ “BIM Model Management” tiến tới “Information Management”, trong đó yêu cầu thông tin, trách nhiệm, CDE, deliverables và quá trình chia sẻ – kiểm tra – bàn giao được kết nối với nhau.
Áp dụng quy trình quản lý thông tin theo ISO 19650 trên VinaCDE, các bên tham gia dự án có thể quản lý, kiểm soát và chia sẻ thông tin tập trung, hạn chế sai sót do sử dụng nhầm phiên bản, đồng thời nâng cao tính minh bạch và khả năng truy xuất trong suốt vòng đời dự án.
👉Nếu bạn cần tư vấn lộ trình triển khai BIM & CDE phù hợp với quy định tại Việt Nam, đội ngũ VinaCDE sẵn sàng hỗ trợ.
Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!
Facebook:
Email: sales@tgl-sol.com
Hotline: 0377 359 728
📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE
