WIP – SHARED – PUBLISHED – ARCHIVED: MỘT FILE PHẢI ĐI QUA NHỮNG TRẠNG THÁI NÀO?
Trong nhiều dự án BIM, WIP – Shared – Published – Archived thường được hiểu đơn giản là 4 khu vực hoặc 4 thư mục để sắp xếp tài liệu. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở việc tạo 4 folder thì chưa thể hiện đúng bản chất của Common Data Environment (CDE) theo ISO 19650.
CDE là môi trường được thống nhất để tập hợp, quản lý và chia sẻ các information container thông qua một quy trình được kiểm soát. CDE vì vậy có hai khía cạnh: workflow quy định cách thông tin được xử lý và solution cung cấp công nghệ để thực hiện workflow đó.
Điều quan trọng không phải là một file đang nằm trong folder nào, mà là file đang ở trạng thái nào, ai được phép sử dụng, đã được kiểm tra đến đâu và có đủ điều kiện để chuyển sang trạng thái tiếp theo hay chưa. Đây chính là cách cần tiếp cận khi triển khai CDE theo ISO 19650.
CDE theo ISO 19650: Không phải 4 folder, mà là 4 trạng thái của thông tin
CDE phải kiểm soát vòng đời của information container
Trong một dự án xây dựng, thông tin liên tục được tạo mới, chỉnh sửa, chia sẻ, kiểm tra và phát hành. Nếu các bước này không được kiểm soát, việc có một kho lưu trữ tập trung vẫn không đảm bảo rằng mọi người đang sử dụng đúng thông tin.
ISO 19650 mô tả CDE như một agreed source of information cho dự án hoặc tài sản, trong đó information container được thu thập, quản lý và phân phối thông qua một quy trình được kiểm soát.
Vì vậy, khi triển khai CDE, doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “Tạo bao nhiêu folder?” mà nên bắt đầu bằng câu hỏi: Thông tin sẽ được tạo lập, kiểm tra, chia sẻ, phê duyệt và lưu trữ như thế nào? Từ đó mới xác định được cách tổ chức WIP, Shared, Published và Archived trên hệ thống.
Mỗi trạng thái phải có mục đích và quyền sử dụng rõ ràng
Bốn trạng thái trong CDE đại diện cho những mức độ sử dụng khác nhau của thông tin. Mô tả lần lượt là Work in Progress – Shared – Published – Archive, tương ứng với thông tin đang phát triển, được chia sẻ, được xác định/phát hành và được lưu giữ làm hồ sơ.
Do đó, khi triển khai thực tế, mỗi trạng thái cần được gắn với quyền truy cập, trách nhiệm kiểm tra và điều kiện chuyển trạng thái.
WIP – Shared – Published – Archived hoạt động như thế nào?
WIP – Thông tin đang được phát triển
WIP (Work in Progress) là nơi nhóm thực hiện tạo lập và phát triển thông tin. Đây có thể là mô hình Revit đang được chỉnh sửa, bản vẽ CAD đang hoàn thiện hoặc hồ sơ kỹ thuật chưa sẵn sàng để chia sẻ ra bên ngoài.
Ở trạng thái này, thông tin vẫn có thể thay đổi thường xuyên. Vì vậy, dữ liệu WIP phải được kiểm soát trong phạm vi của task team hoặc nhóm chịu trách nhiệm tạo lập. Điểm cần triển khai không phải chỉ là tạo một folder tên “WIP”, mà phải xác định rõ ai được tạo, ai được chỉnh sửa và ai không được sử dụng dữ liệu WIP để ra quyết định chính thức.
WIP = đang phát triển, chưa sẵn sàng để sử dụng chính thức.
Shared – Thông tin được chia sẻ để phối hợp
Khi thông tin đã được kiểm tra theo yêu cầu của nhóm tạo lập và đủ điều kiện để các bên liên quan sử dụng cho mục đích phối hợp, thông tin có thể được chuyển sang Shared. Đây là trạng thái phục vụ các hoạt động như coordination, review, clash detection hoặc trao đổi giữa các bộ môn.
Điểm quan trọng là Shared không đồng nghĩa với “đã được phê duyệt để thi công”. Một model được đưa vào Shared có thể được các bên khác sử dụng để phối hợp, nhưng vẫn có khả năng được điều chỉnh sau quá trình review. Do đó, khi triển khai cần quy định rõ Shared được dùng để làm gì và không được dùng cho mục đích nào.
Shared = được phép chia sẻ để phối hợp, nhưng chưa phải thông tin phát hành chính thức.
Published – Thông tin đã được xác nhận để sử dụng
Published là trạng thái dành cho thông tin đã hoàn thành các bước kiểm tra, review và phê duyệt theo quy trình của dự án, đủ điều kiện để sử dụng cho mục đích đã được xác định. Đây có thể là bản vẽ được phát hành để thi công, hồ sơ thiết kế được chấp thuận hoặc information container được xác nhận cho một mốc bàn giao cụ thể.
Sự khác biệt giữa Shared và Published nằm ở mục đích sử dụng và mức độ xác nhận của thông tin. Nếu Shared phục vụ phối hợp, thì Published là thông tin đã được phép sử dụng cho mục đích chính thức.
Khi có thay đổi đối với thông tin đã Published, không nên sửa trực tiếp bản phát hành cũ. Thay vào đó, thông tin cần quay lại quy trình kiểm soát, tạo phiên bản mới và thực hiện lại các bước review/approval cần thiết.
Published = thông tin đã được xác nhận và phát hành cho mục đích sử dụng chính thức.
Archived – Thông tin được lưu để truy xuất và kiểm toán
Sau khi thông tin không còn được sử dụng ở trạng thái hiện hành, dữ liệu có thể được chuyển sang Archived.
Archived không đơn thuần là “folder chứa file cũ”. Đây là nơi lưu giữ record của quá trình trao đổi và phát triển information container, giúp dự án có thể truy xuất lại thông tin khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc audit. JACIC cũng mô tả Archive là trạng thái cung cấp audit trail cho quá trình phát triển information container.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với dự án xây dựng có vòng đời dài. Khi phát sinh tranh chấp hoặc cần xác định một thông tin đã được phát hành tại thời điểm nào, dự án cần có khả năng truy lại lịch sử thay vì chỉ còn một file cuối cùng.
Archived = lưu giữ thông tin và dấu vết lịch sử để có thể truy xuất về sau.
Không nên triển khai CDE bằng cách “tạo 4 folder rồi kết thúc”
Trạng thái phải đi kèm workflow
Một trong những sai lầm phổ biến khi triển khai CDE là tạo cấu trúc: WIP → Shared → Published → Archived nhưng không xây dựng quy tắc chuyển trạng thái. Khi đó, người dùng vẫn có thể upload file vào bất kỳ đâu, tự di chuyển tài liệu giữa các folder hoặc sử dụng một file Shared như thể đó là bản chính thức.
Cách triển khai đúng phải xác định được: Ai tạo → Ai kiểm tra → Ai được quyền chia sẻ → Ai review → Ai phê duyệt → Khi nào được Published → Khi nào chuyển Archived. Như vậy, bốn trạng thái mới trở thành một workflow quản lý thông tin, thay vì chỉ là cấu trúc thư mục.
Không được bỏ qua kiểm soát giữa các trạng thái
Thông tin cần đi qua các bước kiểm tra phù hợp trước khi chuyển sang Shared và tiếp tục qua quy trình review/approval trước khi trở thành Published.
Điều này giúp trả lời rõ ba câu hỏi quan trọng: File này đang ở đâu? File này đang ở trạng thái nào? File này đã đủ điều kiện để sử dụng chưa? Đây mới là giá trị thực sự của CDE.
Muốn triển khai WIP – Shared – Published – Archived, cần chuẩn hóa những gì?
1. Xác định trách nhiệm của từng bên
Trước khi cấu hình hệ thống, dự án cần xác định rõ vai trò của từng bên tham gia. Ai tạo thông tin, ai kiểm tra, ai review, ai phê duyệt và ai được quyền sử dụng thông tin ở từng trạng thái. Đây là cơ sở để thiết lập Permission và Workflow trên CDE.
2. Quy định điều kiện chuyển trạng thái
Dự án cần thống nhất điều kiện để một information container được chuyển từ WIP sang Shared, từ Shared sang Published và cuối cùng sang Archived. Không nên để việc chuyển trạng thái phụ thuộc hoàn toàn vào thói quen của từng người dùng.
Một workflow rõ ràng sẽ giúp mọi thành viên hiểu rằng chuyển trạng thái đồng nghĩa với thay đổi mức độ tin cậy và phạm vi sử dụng của thông tin.
3. Kiểm soát Version và Revision
Một file có thể được chỉnh sửa nhiều lần trước khi trở thành Published. Vì vậy, trạng thái phải được kết hợp với version control và revision history.
Khi có phiên bản mới, dự án phải xác định được phiên bản nào đang được phát triển, phiên bản nào đang được review và phiên bản nào đã được phát hành. Nếu chỉ quản lý folder mà không quản lý version, dự án vẫn có nguy cơ xuất hiện tình trạng “bản mới nhất là bản nào?”.
4. Kiểm soát lịch sử và Audit Trail
Mọi thay đổi quan trọng cần có khả năng truy xuất: ai thực hiện, thực hiện khi nào, thông tin nào được thay đổi và trạng thái được chuyển như thế nào. Đây là phần biến CDE từ một kho lưu trữ thành một môi trường quản lý thông tin có khả năng kiểm soát và truy xuất.
VinaCDE - Triển khai WIP – Shared – Published – Archived
Để biến quy trình trên thành cách làm việc thực tế, VinaCDE tổ chức dữ liệu theo bốn trạng thái WIP – Shared – Published – Archived, kết hợp với Version Control, Permission, Workflow và Audit Trail.
Trên VinaCDE, bốn trạng thái không chỉ được dùng để phân loại dữ liệu. Chúng có thể được kết hợp với phân quyền và quy trình kiểm tra để xác định ai được truy cập, ai được chỉnh sửa và khi nào thông tin được chuyển sang trạng thái tiếp theo.
Điều này giúp dự án chuyển từ cách quản lý: Upload → lưu file → gửi link sang: Tạo lập → Kiểm tra → Chia sẻ → Review → Phê duyệt → Phát hành → Lưu trữ. VinaCDE cũng hỗ trợ quản lý version, lịch sử thay đổi và quyền truy cập theo từng vùng dữ liệu, giúp kiểm soát thông tin xuyên suốt vòng đời dự án.
Kết Luận
WIP – Shared – Published – Archived không phải đơn giản là 4 folder trong CDE. Đây là cách tổ chức trạng thái của information container trong một quy trình quản lý thông tin có kiểm soát theo ISO 19650.
WIP kiểm soát thông tin đang phát triển. Shared phục vụ phối hợp. Published xác định thông tin đã được phép sử dụng chính thức. Archived lưu giữ thông tin và lịch sử để truy xuất về sau. Vì vậy, khi triển khai CDE, doanh nghiệp cần đi từ workflow → vai trò → quyền truy cập → kiểm tra/phê duyệt → version → audit trail, thay vì chỉ bắt đầu bằng việc tạo cấu trúc folder.
VinaCDE hỗ trợ triển khai quy trình này trên một môi trường tập trung, kết hợp WIP – Shared – Published – Archived với Permission, Workflow, Version Control và Audit Trail, giúp quản lý thông tin dự án theo một quy trình thống nhất thay vì chỉ lưu trữ file.
👉Nếu bạn cần tư vấn lộ trình triển khai BIM & CDE phù hợp với quy định tại Việt Nam, đội ngũ VinaCDE sẵn sàng hỗ trợ.
Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!
Facebook:
Email: sales@tgl-sol.com
Hotline: 0377 359 728
📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE
