Trong một dự án xây dựng, dữ liệu được tạo ra mỗi ngày với khối lượng rất lớn: bản vẽ, mô hình BIM, hồ sơ kỹ thuật, yêu cầu thông tin (RFI), hồ sơ trình duyệt (Submittal), biên bản, hình ảnh hiện trường hay các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.

Khi những dữ liệu này nằm rải rác trên email, Google Drive, Zalo hoặc nhiều phần mềm khác nhau, việc tìm kiếm thông tin, phối hợp giữa các bên và kiểm soát phiên bản trở nên khó khăn. Chỉ một tài liệu không được cập nhật đúng thời điểm cũng có thể dẫn đến sai sót, chậm tiến độ hoặc phát sinh chi phí.

Đó là lý do Common Data Environment (CDE) ngày càng được xem là nền tảng cốt lõi trong các dự án BIM hiện đại. Thay vì quản lý từng phần riêng lẻ, CDE giúp tập trung dữ liệu, quy trình và sự phối hợp trên cùng một hệ thống.

VinaCDE được phát triển theo định hướng đó, cung cấp đầy đủ các nhóm chức năng phục vụ xuyên suốt vòng đời dự án – từ quản lý tài liệu, phối hợp kỹ thuật đến theo dõi tiến độ và kiểm soát thông tin.

Home: Trung tâm công việc của dự án

Ngay sau khi đăng nhập, người dùng có thể theo dõi toàn bộ công việc được giao trên màn hình Home.

Thay vì phải mở từng module để kiểm tra, Home tập hợp các đầu việc quan trọng như Issues, RFIs, Submittals hoặc các thông báo liên quan đến tài khoản. Điều này giúp mỗi thành viên nhanh chóng nắm được công việc cần xử lý và hạn chế bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng.

Đối với các dự án có nhiều đơn vị tham gia, Home đóng vai trò như một bảng điều khiển cá nhân, giúp mọi người làm việc theo đúng kế hoạch và tiến độ.

Files: Kho dữ liệu tập trung cho toàn bộ dự án

Files là nơi lưu trữ và quản lý toàn bộ tài liệu của dự án trên một hệ thống thống nhất.

Không chỉ hỗ trợ lưu trữ, VinaCDE còn cho phép xem trực tiếp hơn 28 định dạng file phổ biến trong ngành xây dựng như DWG, RVT, IFC, NWD, PDF, DOCX, XLSX hay hình ảnh mà không cần cài đặt thêm phần mềm chuyên dụng.

Bên cạnh đó, hệ thống hỗ trợ quản lý phiên bản, phân quyền truy cập và lịch sử chỉnh sửa, giúp các bên luôn làm việc trên đúng tài liệu đã được phê duyệt.

Dashboard: Theo dõi toàn cảnh dự án theo thời gian thực

Đối với Chủ đầu tư và Ban quản lý dự án, việc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn luôn là công việc tốn thời gian.

Dashboard của VinaCDE giúp trực quan hóa dữ liệu dự án trên cùng một màn hình, hỗ trợ theo dõi:

• Tiến độ xử lý công việc
• Số lượng Issues đang mở
• RFIs và Submittals theo trạng thái
• Khối lượng tài liệu dự án
• Hoạt động của các thành viên
• Thống kê theo dự án hoặc phòng ban

Thay vì chờ các báo cáo định kỳ, người quản lý có thể nắm bắt tình hình dự án gần như theo thời gian thực để đưa ra quyết định nhanh hơn.

Issues: Quản lý các vấn đề phát sinh

Trong quá trình thiết kế và thi công, việc phát sinh vấn đề là điều khó tránh khỏi.

Module Issues cho phép ghi nhận, phân công và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý các vấn đề phát sinh trên dự án. Mỗi Issue đều được lưu lại cùng người phụ trách, thời hạn xử lý, trạng thái và lịch sử cập nhật.

Việc quản lý tập trung giúp giảm tình trạng trao đổi qua nhiều kênh khác nhau, đồng thời tăng tính minh bạch trong quá trình phối hợp giữa các bên.

RFIs: Chuẩn hóa quy trình yêu cầu thông tin

Request for Information (RFI) là một phần quan trọng trong hầu hết các dự án xây dựng. VinaCDE hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình RFI từ khởi tạo, gửi yêu cầu, phản hồi đến lưu trữ lịch sử trao đổi.

Thay vì xử lý qua email hoặc tin nhắn, toàn bộ thông tin được lưu trữ tập trung, giúp giảm thời gian tìm kiếm và hạn chế các hiểu nhầm trong quá trình phối hợp.

Submittals: Quản lý trình duyệt hồ sơ

Các hồ sơ vật liệu, shop drawing, catalogue hay hồ sơ kỹ thuật thường phải trải qua nhiều bước xem xét và phê duyệt. Module Submittals giúp số hóa toàn bộ quy trình này, từ tạo hồ sơ, gửi trình duyệt, theo dõi trạng thái đến lưu lại lịch sử phê duyệt.

Nhờ đó, các bên tham gia có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ xử lý hồ sơ và giảm nguy cơ sử dụng nhầm tài liệu chưa được phê duyệt.

Transmittals: Kiểm soát quá trình phát hành tài liệu

Mỗi lần phát hành hồ sơ đều cần có bằng chứng về thời điểm gửi, người nhận và nội dung chuyển giao.

Module Transmittals giúp chuẩn hóa hoạt động phát hành tài liệu giữa Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu và các đơn vị liên quan.

Toàn bộ lịch sử phát hành được lưu trữ trên hệ thống, hỗ trợ việc tra cứu khi cần đối chiếu hoặc phục vụ công tác quản lý chất lượng.

Chat: Trao đổi ngay trong môi trường dự án

Thay vì phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều ứng dụng nhắn tin, VinaCDE tích hợp Chat để các thành viên có thể trao đổi trực tiếp trong cùng môi trường làm việc.

Các cuộc hội thoại có thể gắn với tài liệu, Issue hoặc đầu việc cụ thể, giúp việc trao đổi luôn gắn liền với ngữ cảnh của dự án và hạn chế thất lạc thông tin.

Một hệ thống thống nhất cho toàn bộ quy trình quản lý dự án

Điểm khác biệt của VinaCDE không nằm ở từng chức năng riêng lẻ mà ở khả năng kết nối các module với nhau.

• Một bản vẽ có thể liên kết với Issue phát sinh.
• Một RFI có thể dẫn đến việc cập nhật tài liệu mới.
• Một hồ sơ Submittal sau khi được phê duyệt có thể được phát hành thông qua Transmittals.

Toàn bộ dữ liệu đều được quản lý trên cùng một nền tảng, giúp các bên làm việc với cùng một nguồn thông tin và giảm đáng kể rủi ro do dữ liệu phân tán.

Kết luận

Một nền tảng CDE hiệu quả không chỉ giúp lưu trữ tài liệu mà còn hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình phối hợp, quản lý dữ liệu và kiểm soát thông tin xuyên suốt vòng đời dự án.

Với các nhóm chức năng như Home, Files, Dashboard, Issues, RFIs, Submittals, Transmittals và Chat, VinaCDE được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý dự án BIM theo hướng tập trung, minh bạch và dễ dàng mở rộng khi quy mô dự án tăng lên.

Trong các bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ đi sâu vào từng module của VinaCDE để phân tích cách mỗi chức năng hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý dự án xây dựng trong thực tế.

Để rõ hơn về VinaCDE trong chuyển đổi số xây dựng, hãy liên hệ VinaCDE ngay để được DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!

Facebook:

Email: sales@tgl-sol.com

Hotline: 0377 359 728

📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE