Khi nhắc đến chuyển đổi số trong ngành xây dựng, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ ngay đến BIM, CDE, ERP hay các nền tảng quản lý dự án. Tuy nhiên, không ít trường hợp sau khi đầu tư phần mềm, doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng dữ liệu phân tán, quy trình làm việc thiếu đồng bộ và nhân sự chưa thực sự thay đổi cách phối hợp.

Nguyên nhân là bởi chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện của công nghệ. Đây là quá trình thay đổi cách doanh nghiệp quản lý thông tin, phối hợp công việc và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Để quá trình này mang lại hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần một lộ trình rõ ràng thay vì triển khai theo từng công cụ riêng lẻ.

Bước 1: Xác định mục tiêu chuyển đổi số

Trước khi lựa chọn bất kỳ giải pháp nào, doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi: Chuyển đổi số để giải quyết vấn đề gì?

Có đơn vị muốn giảm thời gian xử lý hồ sơ, có doanh nghiệp cần kiểm soát tiến độ tốt hơn, trong khi nhiều chủ đầu tư lại mong muốn quản lý toàn bộ dữ liệu dự án trên một nền tảng duy nhất.

Khi mục tiêu được xác định rõ, việc lựa chọn công nghệ và xây dựng lộ trình triển khai sẽ trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tránh tình trạng đầu tư dàn trải nhưng không tạo ra giá trị thực tế.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng quy trình và dữ liệu

Không phải mọi vấn đề đều có thể giải quyết bằng phần mềm.

Doanh nghiệp nên dành thời gian đánh giá cách các phòng ban đang phối hợp, dữ liệu đang được lưu trữ ở đâu, quy trình phê duyệt có đang hiệu quả hay không và những điểm nào thường xuyên gây chậm tiến độ hoặc phát sinh sai sót.

Việc đánh giá hiện trạng sẽ giúp xác định những quy trình cần được chuẩn hóa trước khi số hóa, thay vì đưa các quy trình chưa tối ưu lên nền tảng công nghệ.

Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu và quy trình làm việc

Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng lại quyết định sự thành công của quá trình chuyển đổi số.

Doanh nghiệp cần thống nhất cách đặt tên tài liệu, quy tắc quản lý phiên bản, quy trình phát hành hồ sơ, phân quyền truy cập và trách nhiệm của từng bên tham gia dự án.

Khi mọi người cùng làm việc theo một quy chuẩn, dữ liệu sẽ nhất quán hơn và các hệ thống số cũng dễ dàng vận hành hiệu quả.

Bước 4: Lựa chọn nền tảng phù hợp

Sau khi đã chuẩn hóa quy trình, doanh nghiệp mới nên lựa chọn các nền tảng công nghệ phù hợp với nhu cầu của mình.

Thông thường, một hệ sinh thái chuyển đổi số trong xây dựng sẽ bao gồm:

• BIM để tạo lập và quản lý mô hình thông tin công trình.
• CDE để quản lý dữ liệu, tài liệu và cộng tác giữa các bên.
• PM Software để theo dõi tiến độ và điều phối công việc.
• ERP để quản lý tài chính, hợp đồng, vật tư và nguồn lực doanh nghiệp.

Điều quan trọng không phải là sử dụng càng nhiều phần mềm càng tốt, mà là các hệ thống có thể kết nối và chia sẻ dữ liệu với nhau.

Bước 5: Triển khai theo từng giai đoạn

Một sai lầm phổ biến là cố gắng số hóa toàn bộ doanh nghiệp trong thời gian ngắn.

Thực tế, các doanh nghiệp thành công thường bắt đầu từ một dự án hoặc một nhóm chức năng cụ thể, sau đó đánh giá kết quả, điều chỉnh quy trình và mở rộng sang các dự án tiếp theo.

Cách tiếp cận này giúp giảm rủi ro, tối ưu chi phí đầu tư và tạo điều kiện để đội ngũ làm quen với phương thức làm việc mới.

Bước 6: Đào tạo và đồng hành cùng người dùng

Công nghệ chỉ phát huy giá trị khi được sử dụng đúng cách.

Do đó, bên cạnh việc triển khai hệ thống, doanh nghiệp cần đầu tư cho đào tạo, hướng dẫn sử dụng và xây dựng quy trình hỗ trợ trong suốt quá trình vận hành.

Việc lắng nghe phản hồi từ người dùng, cập nhật quy trình khi cần thiết và duy trì hoạt động đào tạo định kỳ sẽ giúp nâng cao tỷ lệ ứng dụng công nghệ trong thực tế.

Bước 7: Đo lường hiệu quả và cải tiến liên tục

Chuyển đổi số không phải là một dự án có điểm kết thúc mà là quá trình cải tiến liên tục.

Doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ số như:

• Thời gian xử lý và phê duyệt hồ sơ.
• Tỷ lệ sử dụng đúng phiên bản tài liệu.
• Thời gian phản hồi RFIs và xử lý Issues.
• Hiệu quả phối hợp giữa các bên.
• Chi phí phát sinh do sai sót hoặc thay đổi thông tin.

Những dữ liệu này sẽ giúp đánh giá hiệu quả đầu tư, đồng thời làm cơ sở để tiếp tục tối ưu quy trình trong các giai đoạn tiếp theo.

Vai trò của VinaCDE trong hành trình chuyển đổi số

Trong lộ trình chuyển đổi số, một trong những thách thức lớn nhất là làm thế nào để mọi thành viên cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất.

VinaCDE được phát triển như một nền tảng Common Data Environment (CDE), hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài liệu, mô hình BIM, quy trình phê duyệt, RFIs, Issues, Transmittals và nhiều nghiệp vụ khác trên cùng một hệ thống.

Bên cạnh việc số hóa quy trình, VinaCDE còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cách quản lý thông tin, kiểm soát phiên bản tài liệu, phân quyền người dùng và tăng khả năng cộng tác giữa chủ đầu tư, tư vấn và nhà thầu. Đây là nền tảng quan trọng để từng bước xây dựng hệ sinh thái số trong suốt vòng đời dự án.

Kết luận

Chuyển đổi số trong xây dựng không bắt đầu từ việc mua một phần mềm mới, mà bắt đầu từ việc xác định mục tiêu, chuẩn hóa quy trình và xây dựng nền tảng dữ liệu phù hợp.

Khi doanh nghiệp triển khai theo một lộ trình rõ ràng, từ đánh giá hiện trạng, chuẩn hóa dữ liệu, lựa chọn công nghệ đến đào tạo và cải tiến liên tục, các giải pháp như BIM, CDE, ERP hay PM Software mới có thể phát huy tối đa giá trị. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, giảm rủi ro và sẵn sàng cho những xu hướng công nghệ mới như AI hay Digital Twin trong tương lai.