Khi một doanh nghiệp quyết định triển khai hệ thống quản lý dữ liệu hay CDE, cách làm phổ biến nhất thường là từ trên xuống. Ban lãnh đạo chọn giải pháp, đưa ra yêu cầu, rồi kỳ vọng toàn bộ đội dự án sẽ áp dụng.

Về lý thuyết, cách tiếp cận này rất hợp lý. Có định hướng rõ ràng, có ngân sách, có quyết tâm từ cấp cao. Nhưng thực tế tại nhiều dự án xây dựng lại cho thấy một kết quả khác: hệ thống vẫn được triển khai, nhưng mức độ sử dụng không như kỳ vọng.

Vấn đề không nằm ở quyết định từ trên xuống. Mà nằm ở việc chỉ có top-down là chưa đủ.

Top-down: đúng, nhưng chưa trọn vẹn

Không thể phủ nhận rằng nếu không có sự thúc đẩy từ lãnh đạo, rất khó để một hệ thống mới được triển khai. Top-down giúp:

• Đảm bảo có ngân sách và nguồn lực
• Tạo áp lực cần thiết để thay đổi
• Đặt ra định hướng chung cho toàn dự án

Nhưng điểm yếu của top-down là khoảng cách giữa người ra quyết định và người trực tiếp sử dụng hệ thống.

Lãnh đạo nhìn thấy lợi ích dài hạn: kiểm soát, minh bạch, hiệu quả. Trong khi đó, đội dự án lại quan tâm đến một thứ rất thực tế: hôm nay có làm việc nhanh hơn không.

Nếu hai góc nhìn này không gặp nhau, hệ thống sẽ gặp vấn đề ngay từ đầu.

Khi hệ thống được triển khai nhưng không được dùng

Một tình huống khá quen thuộc là hệ thống đã được setup đầy đủ, training cũng đã tổ chức, nhưng sau một thời gian, việc sử dụng trở nên hình thức.

Người dùng vẫn đăng nhập, vẫn upload file, nhưng công việc chính lại diễn ra ở nơi khác. Các trao đổi quan trọng vẫn qua Zalo, các quyết định vẫn được chốt qua điện thoại.

Hệ thống lúc này tồn tại, nhưng không phải là trung tâm.

Một vài dấu hiệu dễ nhận thấy:

• Dữ liệu trên hệ thống không phải là dữ liệu được dùng để làm việc
• Workflow tồn tại nhưng bị “bỏ qua” khi cần xử lý nhanh
• Người dùng chỉ sử dụng khi bị yêu cầu

Đây là hệ quả điển hình của việc triển khai thiên về top-down mà thiếu sự gắn kết từ phía người dùng.

Vì sao top-down dễ gặp kháng cự?

Vấn đề không phải vì người dùng “không hợp tác”, mà vì cách triển khai chưa chạm vào nhu cầu thực tế của họ.

• Thứ nhất, hệ thống thường được thiết kế theo logic quản lý, không phải theo cách làm việc hàng ngày. Điều này khiến người dùng cảm thấy phải học thêm, thay vì được hỗ trợ.
• Thứ hai, việc thay đổi thường diễn ra quá nhanh. Từ một cách làm quen thuộc, chuyển sang một hệ thống hoàn toàn mới, trong khi công việc vẫn phải chạy bình thường.
• Thứ ba, thiếu cảm giác “sở hữu”. Khi hệ thống là thứ được áp xuống, người dùng ít có xu hướng chủ động sử dụng hoặc cải thiện nó.

Vậy có nên triển khai top-down?

Câu trả lời là vẫn nên. Nhưng không nên chỉ dừng ở đó.

Top-down cần được kết hợp với cách tiếp cận từ dưới lên, nơi người dùng thực sự tham gia vào quá trình triển khai. Điều này không có nghĩa là để mỗi người làm một kiểu, mà là tạo sự kết nối giữa hệ thống và công việc thực tế.

Cách triển khai hiệu quả hơn: kết hợp top-down và bottom-up

Một cách tiếp cận thực tế hơn là giữ định hướng từ trên xuống, nhưng triển khai theo hướng linh hoạt hơn ở phía dưới.

Thay vì rollout toàn bộ, nên bắt đầu từ một phần nhỏ của dự án, nơi có thể thử nghiệm và điều chỉnh. Khi người dùng thấy rõ lợi ích, họ sẽ dễ chấp nhận hơn.

Việc training cũng cần thay đổi. Không phải là giới thiệu hệ thống, mà là hướng dẫn cách giải quyết công việc cụ thể bằng hệ thống đó.

Ngoài ra, cần có những “điểm neo” trong team – những người sử dụng tốt và có thể lan tỏa cách làm mới. Đây là yếu tố quan trọng giúp hệ thống đi vào vận hành thực sự.

Một số nguyên tắc đơn giản nhưng hiệu quả:

• Bắt đầu từ workflow có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ
• Cho phép điều chỉnh quy trình dựa trên phản hồi thực tế
• Giữ hệ thống gắn chặt với công việc hàng ngày, không tách rời

VinaCDE và cách tiếp cận thực tế hơn

Trong bối cảnh triển khai tại Việt Nam, việc chỉ dựa vào top-down thường không đủ để đảm bảo thành công. Cách tiếp cận hiệu quả cần linh hoạt hơn và bám sát cách vận hành thực tế của dự án.

VinaCDE được triển khai theo hướng này. Hệ thống không yêu cầu áp dụng toàn bộ ngay từ đầu, mà bắt đầu từ những phần cốt lõi, dễ thấy hiệu quả nhất. Việc onboarding cũng đi theo vai trò, giúp người dùng nhanh chóng hiểu và áp dụng vào công việc.

Quan trọng hơn, quá trình triển khai không dừng ở việc bàn giao hệ thống, mà có sự đồng hành để điều chỉnh theo thực tế vận hành. Điều này giúp giảm khoảng cách giữa “quy trình trên giấy” và “cách làm ngoài công trường”.

👉Nếu bạn cần tư vấn lộ trình triển khai BIM & CDE phù hợp với quy định tại Việt Nam, đội ngũ VinaCDE sẵn sàng hỗ trợ.

Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!

Facebook:

Email: sales@tgl-sol.com

Hotline: 0377 359 728

📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE