WIP - SHARED - PUBLISHED - ARCHIVED LÀ GÌ? 4 TRẠNG THÁI DỮ LIỆU TRONG CDE THEO ISO 19650

Để đảm bảo mọi thông tin trong dự án BIM luôn chính xác, có thể kiểm soát và truy xuất nguồn gốc, ISO 19650 quy định dữ liệu trong Common Data Environment (CDE) phải được quản lý theo từng trạng thái trong suốt vòng đời của tài liệu.

Mỗi bản vẽ, mô hình BIM hay tài liệu kỹ thuật đều trải qua một quy trình thống nhất trước khi được sử dụng chính thức. Quy trình này giúp các bên tham gia dự án biết rõ tài liệu đang ở giai đoạn nào, ai được phép chỉnh sửa, ai được quyền xem và khi nào dữ liệu đủ điều kiện để phát hành.

Theo ISO 19650-2, vòng đời dữ liệu trong CDE bao gồm 4 trạng thái chính:

• WIP (Work In Progress) – Dữ liệu đang được tạo lập và chỉnh sửa.
• Shared – Dữ liệu được chia sẻ để các bên phối hợp và rà soát.
• Published – Dữ liệu đã được phê duyệt và phát hành để sử dụng chính thức.
• Archived – Dữ liệu được lưu trữ để phục vụ tra cứu và quản lý vòng đời công trình.

Các trạng thái này không chỉ phản ánh mức độ hoàn thiện của thông tin mà còn giúp chuẩn hóa quy trình phối hợp, giảm sai sót do sử dụng nhầm phiên bản và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu trong dự án BIM.

Cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 19650

Trong bộ tiêu chuẩn ISO 19650, ISO 19650-2 là phần quy định việc quản lý thông tin trong giai đoạn thiết kế và thi công. Đây cũng là cơ sở để xây dựng quy trình quản lý dữ liệu trong CDE thông qua 4 trạng thái WIP, Shared, Published và Archived, đảm bảo mọi thông tin đều được kiểm soát trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Vòng đời dữ liệu trong CDE theo ISO 19650

Theo ISO 19650-2, mọi tài liệu, bản vẽ và mô hình BIM trong Common Data Environment (CDE) đều phải trải qua một quy trình quản lý thống nhất trước khi được sử dụng trong dự án. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo thông tin luôn chính xác, được kiểm soát và chỉ được chia sẻ khi đáp ứng yêu cầu của từng giai đoạn.

Thay vì lưu trữ và trao đổi tài liệu một cách tự do, mỗi dữ liệu sẽ được chuyển qua 4 trạng thái chính theo vòng đời của thông tin:

Mỗi trạng thái phản ánh mức độ hoàn thiện khác nhau của dữ liệu và quy định rõ:

• Ai được quyền tạo hoặc chỉnh sửa thông tin.
• Ai được phép truy cập và sử dụng dữ liệu.
• Khi nào dữ liệu được chia sẻ với các bên liên quan.
• Khi nào tài liệu được phát hành chính thức hoặc lưu trữ.

Nhờ quy trình này, tất cả thành viên trong dự án đều làm việc trên đúng phiên bản tài liệu, hạn chế sử dụng dữ liệu chưa được kiểm tra và giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình thiết kế, thi công và vận hành công trình.

WIP (Work In Progress) – Dữ liệu đang được phát triển

WIP (Work In Progress) là trạng thái đầu tiên trong vòng đời dữ liệu của CDE. Đây là nơi các nhóm chuyên môn tạo lập và chỉnh sửa bản vẽ, mô hình BIM hoặc tài liệu kỹ thuật trước khi chia sẻ với các bên khác.

Ở giai đoạn này, dữ liệu vẫn đang được hoàn thiện nên chỉ các thành viên thuộc nhóm phụ trách mới có quyền truy cập và chỉnh sửa. Thông tin trong WIP chưa trải qua quá trình kiểm tra hoặc phê duyệt, vì vậy không được sử dụng để phối hợp liên bộ môn hoặc thi công.

Ví dụ, nhóm kiến trúc đang cập nhật mặt bằng hoặc nhóm kết cấu đang điều chỉnh mô hình dầm, cột thì toàn bộ dữ liệu vẫn được lưu trong khu vực WIP.

Shared – Dữ liệu phục vụ phối hợp

Sau khi hoàn thành kiểm tra nội bộ, dữ liệu sẽ được chuyển sang Shared để chia sẻ với các bên liên quan trong dự án.

Ở trạng thái này, bản vẽ hoặc mô hình BIM có thể được sử dụng cho các hoạt động như phối hợp thiết kế, kiểm tra xung đột (Clash Detection), đánh giá phương án và lấy ý kiến từ các bộ môn khác. Tuy nhiên, dữ liệu vẫn chưa phải là phiên bản chính thức, nên có thể tiếp tục được điều chỉnh nếu phát hiện vấn đề.

Shared giúp các bên làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu, hạn chế việc trao đổi thông tin rời rạc qua email hoặc nhiều nền tảng khác nhau.

Published – Dữ liệu đã được phê duyệt

Published là trạng thái dành cho những tài liệu hoặc mô hình BIM đã hoàn thành quá trình rà soát và được phê duyệt theo quy trình của dự án.

Đây là phiên bản chính thức được sử dụng cho các mục đích như thi công, đấu thầu, nghiệm thu hoặc bàn giao. Sau khi được phát hành, dữ liệu không còn được chỉnh sửa trực tiếp. Nếu cần thay đổi, tài liệu sẽ phải quay lại quy trình quản lý và tạo phiên bản mới.

Việc chỉ sử dụng dữ liệu ở trạng thái Published giúp đảm bảo mọi bên đều làm việc trên cùng một phiên bản đã được xác nhận.

Archived – Dữ liệu lưu trữ

Archived là trạng thái cuối cùng trong vòng đời dữ liệu của CDE. Sau khi dự án hoàn thành hoặc tài liệu không còn được sử dụng, dữ liệu sẽ được chuyển sang khu vực lưu trữ.

Thông tin ở trạng thái Archived được giữ nguyên để phục vụ tra cứu lịch sử, kiểm toán, bảo trì hoặc quản lý tài sản trong giai đoạn vận hành. Dữ liệu này không được chỉnh sửa nhưng vẫn có thể truy cập khi cần đối chiếu hoặc xem lại quá trình thực hiện dự án. Việc lưu trữ đầy đủ giúp đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy xuất thông tin trong suốt vòng đời công trình.

Bảng so sánh 4 trạng thái dữ liệu trong CDE

VinaCDE – Hỗ trợ quản lý 4 trạng thái dữ liệu theo ISO 19650

Việc áp dụng WIP, Shared, Published và Archived không chỉ phụ thuộc vào quy trình làm việc mà còn cần một nền tảng CDE có khả năng quản lý dữ liệu xuyên suốt vòng đời dự án.

VinaCDE được phát triển theo định hướng của ISO 19650, giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý thông tin và kiểm soát dữ liệu ngay từ giai đoạn thiết kế đến thi công và vận hành.

Thông qua VinaCDE, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý tài liệu theo 4 trạng thái dữ liệu: WIP, Shared, Published và Archived.
• Kiểm soát phiên bản (Version Control), đảm bảo mọi thành viên luôn làm việc trên phiên bản mới nhất.
• Thiết lập quyền truy cập theo từng vai trò hoặc bộ phận, hạn chế truy cập trái phép.
• Quản lý quy trình kiểm tra và phê duyệt (Workflow) trước khi tài liệu được phát hành.
• Theo dõi lịch sử thay đổi (Audit Trail), giúp truy xuất nguồn gốc của mọi tài liệu và mô hình BIM.
• Tập trung toàn bộ dữ liệu dự án trên một nền tảng duy nhất, giảm tình trạng phân tán thông tin giữa email, ổ cứng cá nhân và các dịch vụ lưu trữ khác.

Nhờ áp dụng quy trình quản lý dữ liệu theo ISO 19650 trên VinaCDE, các bên tham gia dự án có thể phối hợp hiệu quả hơn, giảm sai sót do sử dụng nhầm phiên bản và nâng cao tính minh bạch trong quản lý thông tin.

👉Nếu bạn cần tư vấn lộ trình triển khai BIM & CDE phù hợp với quy định tại Việt Nam, đội ngũ VinaCDE sẵn sàng hỗ trợ.

Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ!!

Facebook:

Email: sales@tgl-sol.com

Hotline: 0377 359 728

📺 Xem thêm bộ tài liệu tổng quan về VinaCDE